Homeoffice Tools

Wie richtet man sich am besten kurz- oder langfristig ein Homeofice ein, wenn man sich selbst isolieren muss?

Jeder benötigt eine individuelle Lösung, dennoch sollten zunächst zwei Dinge beachtet werden. Erstens: Wie lang wird das Homeoffice vermutlich gehen? Zwei Wochen, vier Monate oder möglicherweise für immer? Wir glauben, dass Covid-19 eine Dauerhafte Veränderung hin zu mehr Heimarbeit bewirken wird.

Zweitens: Wer wird für das nötige Equipment und die nötigen Toollösungen die Rechnung zahlen? Der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber?

In dem Fall, dass Homeoffice nur für kurze Zeit eingesetzt wird, ist es vermutlich nicht nötig, viel Geld in die Ausstattung mit Geräten zu stecken oder sich in diverse remote Lösungen einzuarbeiten oder sich dafür anzumelden. Wenn Homeoffice hingegen für längere Zeit ansteht, lohnt sich oftmals die Investition in Ausstattung, die mindestens so gut wie im Büro ist.

Muss der Arbeitnehmer die Ausstattung selbst bezahlen, wird er vermutlich eher aufs Geld achten wollen. Wenn allerdings der Arbeitgeber auf Homeoffice besteht, lohnt es sich, diesen nach ergonomischer Ausstattung zu fragen. Diese kostet häufig mehr, ist es auf lange Sicht aber auch wert.

Hat das Unternehmen eine eigene IT-Abteilung, sollte diese entweder die Ausstattung bereitstellen oder zumindest eine Empfehlung aussprechen, welche Ausstattung am besten genutzt wird. Dies beinhaltet eine VPN und ein Zwei-Faktor-Authentifizierungssystem.

Es ist unter anderem Aufgabe der IT-Abteilung für zig oder zigtausend Arbeitnehmern eine Entscheidung zu treffen. Nicht jeder wird diese Entscheidungen mögen, aber es wird nicht funktionieren, wenn jede/r seine eigene kollaborative Software, Messenger-App oder Videokonferenzsystem wählt. Eine Lösung vorzuschreiben hält die Arbeitnehmer selbstverständlich nicht davon ab, inoffizielle Gruppen auf WhatsApp oder Facebook zu gründen und zu betreiben.

Die guten Nachrichten sind, dass vielleicht viel Zeit gespart wird und die Arbeit viel produktiver wird, wenn die Arbeitnehmer nicht pendeln müssen, in Meetings sitzen, lange Mittagspausen machen oder sich mit dem neuesten Klatsch und Trasch auf dem Laufenden halten.

Die schlechten Nachrichten sind, dass für effektives Homeoffice strenge Regeln und Routinen installiert werden müssen, die ohne äußeren Druck angewendet werden müssen. Es ist wichtig pünktlich mit der Arbeit zu beginnen, regelmäßig Pausen zu machen und einen vernünftigen Schlafrhythmus zu pflegen. Jedes Unternehmen hat Lärchen und Eulen, sodass sich die Arbeitszeiten höchstwahrscheinlich unterscheiden. Dennoch muss es vereinbarte Bürozeiten geben, während welcher alle Mitarbeiter immer verfügbar sind.

Selbstdisziplin ist der Grund, warum der Ratschlag für Homeoffice lautet, sich anzuziehen, obwohl man auch im Schlafanzug arbeiten könnte. Wenn allerdings mit Arbeitskollegen oder Kunden per Videochat kommuniziert wird, sollte der Anschein gewahrt werden, da eine Bewertung stattfinden wird.

Temporäres Homeoffice

Im Falle eines temporären Homeoffice wird kaum zusätzliche Ausstattung von Nöten sein. Ist ein Laptop vorhanden, wird zusätzlich nur eine externe Maus und Tastatur gebraucht, was möglicherweise ebenfalls bereits vorhanden ist. Darüber hinaus könnte ein separater Monitor, eine externe Festplatte für Backups und entweder eine USB-Hub mit mehreren Anschlüssen und externem Stromanschluss oder eine Dockingstation, um alle Geräte miteinander zu verbinden.

Laptops sollten auf Grund ihrer schlechten Ergonomik höchstens vorübergehend zum Arbeiten genutzt werden und das auch nur, wenn es nicht anders geht. Dieses Problem kann gelöst werden, wenn der Laptop nur als Desktop genutzt wird und dafür entweder mit einer professionellen Halterung oder einem Stapel Bücher erhöht und mit einer externen Maus und Tastatur benutzt wird. Die Augenbrauen sollten etwa auf Höhe des oberen Bildschirmrandes sein, damit mit gesunder Rückenhaltung gearbeitet werden kann.

Wenn möglich wird der Kauf und die Nutzung einer Dockingstation empfohlen. Wenn der Laptop und alle Erweiterungen über diese Dockingstation miteinander verbunden sind, muss lediglich das Kabel des Laptops gezogen werden, um diesen mitnehmen zu können. Das erleichtert einen Tapetenwechsel, indem man einfach in einem anderen Raum oder im Garten für eine Weile weiterarbeiten kann.

Eines der größten Probleme bei der Arbeit mit einem Laptop sind, dass die meisten Tische und Schreibtische zu hoch dafür sind. Die Arme sollten beim Tippen angewinkelt und leicht abwärtsgerichtet sein. Dieses Problem kann mit dem Kauf eines zusätzlichen Tastaturauszugs gelöst werden, wodurch die Tastatur unterhalb der Tischplatte sitzt. Alternativ kann ein höhenverstellbarer Bürostuhl eine Lösung sein. Für was auch immer man sich entscheidet, sie sollten nicht im Homeoffice fehlen.

Des Weiteren ist ein Hauptgesetz bei der Arbeit von zu Hause das regelmäßige Speichern des Arbeitsfortschrittes. Dies geschieht am besten auf unseren celocore Cloud Servern, wo die Unternehmensdaten sicher vor fremdem Zugriff gespeichert werden.

Permanentes Homeoffice

Die mit Abstand beste Lösung für permanentes Homeoffice ist, sich ein richtiges Büro in einem sonst ungenutzten Raum einzurichten. Wenn Familie vorhanden ist, sollte das Büro eine Tür haben, an welcher gegebenenfalls von außen ein "bleib draußen" oder "auf Sendung" Türschild hängt. Da so viele Menschen mittlerweile Podcasts aufnehmen, Videokonferenzen halten oder live von zu Hause im Homeoffice im Fernsehen erscheinen, entwickeln sich die "auf Sendung" Schilder - sogar in Neon Farben- mitunter zum Verkaufsschlager. Sie helfen dabei, zu vermeiden, dass andere Haushaltsmitglieder, sehr zur Belustigung der Zuschauer und zum Leidwesen der Podcastaufzeichner, während der Aufnahmen in den Raum platzen.

Ein eigens eingerichteter Arbeitsplatz bedeutet, dass man einen richtigen Schreibtisch, einen verstellbaren Schreibtischstuhl, einen oder mehrere größere Monitore und einen Desktop PC , der mehr Power bei geringeren Kosten als ein Laptop liefert, haben kann.

Man könnte sogar dazu verführt werden, einen Stehschreibtisch oder einen höhenverstellbaren Schreibtisch anzuschaffen.

Neben der Möbelausstattung sind auch professionelle Kommunikationstools für effektives Homeoffice relevant. Selbst wenn sie nicht für Meetings wichtig sein sollten, sind sie sehr nützlich für einen schnellen Videochat mit Kollegen. Es fördert die Kameradschaft, insbesondere wenn man sich zu Hause alleine fühlt. Außerdem verbessern sie die Kommunikation dahingehend, dass nicht nur die Stimme, sondern auch die Körpersprache und Mimik übertragen werden. Dank Software Lösungen, wie der Audio-/Videokonferenz von celocore ist das kein Problem mehr.

Selbst wenn auf eine Webcam verzichtet wird, sollte zumindest ein Headset mit Mikrophon vorhanden sein. Letzteres gibt es mittlerweile in vielen Variationen, da sie unter Gamern sehr beliebt sind. Sie sind ebenfalls nützlich, um darüber Musik zu hören und dadurch die Hintergrundgeräusche des Haushalts oder des Verkehrs auszublenden.

Breitband zählt

Breitband sollte nicht zu den Problemen gehören, da die Hauptnutzung in den Abendstunden liegt, wenn die Leute Filme über Streamingdienste schauen oder Onlinespiele zocken. Selbst wenn jeder mit einem Videochat starten würde, gibt es für Homeoffice-Arbeiter bei weitem genügend Kapazität während des Tages.

Sie sollten jedoch entweder über einen unbegrenzten geschäftlichen Breitbanddienst verfügen, oder über ein zellulares Backup, das auf einem mobilen Router wie einem Mifi oder der Anbindung eines Smartphones oder was auch immer basiert.

So oder so sollte für ein Plan B ein alternatives Gerät - ein Smartphone oder Tablet mit einer Bluetooth-Tastatur oder ein Ersatz-Laptop - und eine alternative Möglichkeit zur Verbindung mit dem Büro vorhanden sein, auch wenn dafür ein öffentlicher Hotspot genutzt werden muss. Alle Anmelde- und Verbindungsdetails sollten bereits im Voraus organisiert und getestet werden, bevor sie tatsächlich benötigt werden. Ohne eine Internetverbindung wird wahrscheinlich viel Arbeit nicht erledigt werden können.

Top Tipp

 Bei fast allen operativen Systemen lassen sich mehr als ein Benutzer anlegen. Es ist empfehlenswert, einen separaten Arbeitsaccount anzulegen, der möglichst wie der offizielle Büro-PC aussieht, indem er den gleichen Hintergrund und die gleichen Icons an den gleichen Stellen hat. Dies verhindert eine Ablenkung durch eventuelle Spiele, Social media oder andere Unterhaltungsservices, während der Arbeitszeit.

Die Nutzung eines separaten Accounts eliminiert außerdem alle persönlich genutzten Websites aus dem Browser und verhindern so ein unprofessionell wirkenden Desktop beim Teilen desselben, selbst wenn die Seiten nicht versehentlich angeklickt werden.